Cómo mejorar
la gestión del inventario
de mantenimiento
La gestión del inventario es el héroe desconocido de su operación de mantenimiento –generalmente no hay muchos elogios para quienes trabajan con repuestos. Pero, cuando se hace bien, puede llevar la gestión de mantenimiento de sus activos al siguiente nivel mientras le ahorra a su empresa una gran cantidad de cambios. Hoy, estamos presentando todas las formas de mejorar la administración del inventario para reducir los costos y evitar perder tiempo y dinero.
TABLA DE CONTENIDO
¿QUÉ ES LA GESTIÓN DEL INVENTARIO DE MANTENIMIENTO?
La gestión de inventario es un intento de tener las existencias correctas, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto. El objetivo es minimizar el costo ayudando a las instalaciones a saber cuándo comprar más inventario en función de las tasas de uso normales.
La forma de definir el inventario depende de su industria. Para una tienda minorista, el inventario son los productos que la tienda intenta vender a los clientes como trajes o vestidos. Cuando se trata de mantenimiento, el inventario son las piezas que se utilizan para que los activos funcionen correctamente como motores, cojinetes, ventiladores o filtros. El objetivo de los equipos de mantenimiento es tener a la mano el inventario adecuado en las cantidades adecuadas para reparar o mejorar los activos mientras que se considera el espacio disponible en sus presupuestos y almacenes.
El costo de una gestión deficiente del inventario de mantenimiento
Hay muchos pasos involucrados en la gestión de inventarios. Cualquier error durante el proceso puede significar grandes pérdidas económicas. Una gestión deficiente del inventario puede generar mayores costos de piezas y almacenamiento, una programación de mantenimiento desequilibrada y un aumento de los desabastecimientos y el inventario obsoleto.
“La gestión de inventario es un intento de tener las existencias correctas, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto”.
Los tres problemas principales de tener una gestión deficiente de inventario son tener demasiadas existencias, existencias insuficientes o existencias que no puedes encontrar. Todo eso puede causar caos y dañar el resultado final.
Puede ser demasiado fácil gestionar mal y gastar en exceso cuando se trata de comprar inventario. El costo típico de almacenar piezas adicionales es entre el 12% y el 20% del costo de compra. Eso significa que si gasta $100,000 cada año para comprar existencias, puede continuar y agregar otros $12,000 a $20,000 a su presupuesto para espacio de almacenamiento y administración. Comprar demasiado inventario empeora este problema aún más.
No tener existencias suficientes presenta un problema más inmediato. Imagine que una pieza crítica del equipo de producción se avería y no tiene la pieza necesaria para repararla. El tiempo de inactividad de esa máquina pasó de un par de horas a un par de días o semanas y el costo de esa avería se acaba de disparar. Eso sin mencionar el costo extremadamente alto del envío urgente o las medidas provisionales riesgosas que los técnicos a menudo sienten que deben emplear para mantener la producción según lo programado.
Este problema es demasiado común para los fabricantes. De todo el tiempo de inactividad anual no programado, el 50% puede estar relacionado con la falta de repuestos, según un informe del Aberdeen Group. Un sistema de gestión de inventario adecuado garantiza que las piezas críticas estén disponibles, lo que ayuda a eliminar el tiempo de inactividad no planificado, aumentar la producción y evitar perder miles o millones de dólares.
Es posible que tenga la cantidad justa de piezas en su almacén, pero no importa si no puede encontrarlas. Si usted tienes este problema, no está solo. Se estima que entre el 10% y el 25% del tiempo de un técnico se dedica a obtener las piezas porque son difíciles de encontrar. La imposibilidad de localizar las piezas reduce el tiempo de mantenimiento y podría aumentar algunos minutos adicionales del tiempo de inactividad cada vez que se produzca una avería. Esto puede no parecer mucho, pero cada minuto de inactividad cuesta cientos o miles de dólares. Si tiene dificultades para encontrar piezas dos o tres veces al mes, eso podría significar gastar cientos o miles de dólares al año en algo que podría evitarse fácilmente.
7 maneras de mejorar la gestión del inventario de mantenimiento
Ahora que ha visto lo que una gestión deficiente de inventario le puede costar, veamos cómo puede evitar estos escenarios de pesadilla. Cada paso del proceso de gestión de inventario se puede optimizar para reducir el desperdicio, las redundancias e ineficiencia. Emplear unas cuantas de estas estrategias puede ser de gran ayuda para mejorar su proceso de gestión de inventario y ahorrarle al equipo de mantenimiento muchos dolores de cabeza y dinero.
1.
Monitoreo de piezas
Como describimos anteriormente, buscar repuestos puede ser una gran pérdida de tiempo y dinero. Si una hora de inactividad no planificada cuesta $1,000 en mano de obra perdida y un técnico dedica 15 minutos a buscar una pieza en un almacén desorganizado, son $250 adicionales desperdiciados. Tener un sistema de monitoreo de inventario le permite controlar los niveles y la ubicación de las existencias. Esto permite a los técnicos e ingenieros ver si una pieza está disponible sin tener que revisar físicamente el almacén y a dónde ir exactamente para recogerla. El monitoreo preciso del inventario también evita la duplicación de pedidos, lo que le ayuda a evitar el costoso exceso de existencias.
2.
Niveles de existencias
Tener la cantidad correcta de existencias es clave. Ricitos de oro es su modelo a seguir para esta estrategia (nunca debe tener demasiado ni muy poco inventario en su almacén). Empiece por determinar los niveles mínimos de existencias. Esto puede hacerlo identificando las piezas necesarias para el equipo crítico para la producción y calculando el uso promedio de estas partes. También puede ajustar los niveles mínimos y reordenar cantidades según el tiempo de entrega del proveedor. Si se hace de manera efectiva, estas estrategias pueden ayudarle a emplear la entrega puntual en sus instalaciones.
“Imagine que una pieza crítica del equipo de producción se avería y no tiene la pieza necesaria para repararla… el costo de esa avería se acaba de disparar”
3.
Repetición del pedido
Una vez que haya establecido los niveles mínimos de existencias, necesita una forma de saber cuándo las piezas llegan por debajo de esos niveles y comunicárselo al personal de logística. Esto elimina las conjeturas al reordenar y reduce las posibilidades de exceso o falta de existencias. También debe realizar un seguimiento de todas las órdenes de compra para el inventario. Esto le ayudará a medir todas las actividades relacionadas con el mantenimiento y su impacto financiero al final del año. Contar con esta información también le dará una gran línea de base para tomar decisiones futuras respecto al inventario.
4.
Gestionar inventario en múltiples ubicaciones
Los procesos y sistemas de gestión de inventario estandarizados son cruciales si su organización tiene varios sitios. Tener la capacidad de rastrear piezas y suministros en varias ubicaciones de almacenamiento en numerosas instalaciones les brinda a sus técnicos una gran ventaja. Si un proveedor no tiene suficientes existencias, requiere de grandes cantidades de pedido mínimo o tiene plazos de entrega lentos, podría significar un gran retraso en la obtención de piezas críticas. Si necesita un inventario rápido o si una pieza está obsoleta, generalmente es más rápido enviar la pieza desde otro sitio. Tener acceso a recursos de varios sitios puede salvarlo de este tipo de emergencia, pero depende de una buena comunicación y datos actualizados.
5.
Eliminar piezas obsoletas
Las piezas obsoletas pueden pudrirse en su almacén durante meses ocupando espacio en sus estantes y en su balance. Pero esto no es lo peor. Si necesita una pieza para una reparación y solo encuentra existencias obsoletas, el tiempo de inactividad aumenta. Llevar el control de la vida útil de las refacciones disminuye el inventario obsoleto. Saber cuándo se compraron las piezas, cuánto tiempo las ha tenido, y cuándo se volverán obsoletas puede minimizar la cantidad de capital invertido en materiales infrautilizados y evitar costosos tiempos de inactividad.
6.
Informes de inventario
Crear un marco de informes sólido para la gestión de inventario le proporciona todos los datos para detectar tendencias y tomar decisiones más inteligentes. Con estos datos, puede mejorar la asignación de fondos, mejorar la programación del mantenimiento y avanzar hacia la automatización de sus compras. Algunas métricas útiles que puede monitorear incluyen conceptos básicos, como niveles de inventario e historial de órdenes de compra, así como números más avanzados como el valor de las existencias disponibles y las órdenes de compra pendientes.
7.
Un solo sistema integrado
Tener un sistema completo para administrar su mantenimiento, incluida la gestión el inventario, tiene algunos beneficios clave. El primero es la accesibilidad, la coherencia y la calidad de los datos. Con todo en un solo lugar, puede realizar un seguimiento, informar y transferir conocimientos con eficiencia y precisión. El segundo es la capacitación. En lugar de capacitar a departamentos separados en sistemas separados, solo necesita capacitar a toda la organización en un sistema. Por último, tener un sistema le ahorra el costo de comprar varios sistemas y conectarlos. Si gestiona el inventario y el mantenimiento preventivo con el software CMMS, no necesita invertir también en un costoso sistema EPR.
Gestión de inventario de mantenimiento y el panorama general
Una buena gestión de inventario a menudo conduce a un buen mantenimiento. Cuando la pieza correcta está en la ubicación correcta, permite al técnico realizar su trabajo de la manera más rápida y completa posible, pero hacerlo de manera correcta toma tiempo y requiere invertir en procesos sólidos para todo desde comprar hasta monitorear piezas. Esto toma tiempo, pero una vez que encuentre la fórmula correcta, puede mantener los costos bajos mientras se asegura que sus instalaciones funcionen sin problemas.